vers la dématérialisation des échanges
En amont et en aval du système d’information, les documents de gestion sont de plus en plus numérisés. Qu’ils soient entrants, comme les factures fournisseurs ou sortants comme les bons de commandes clients, obligatoires comme les déclarations légales ou incitatifs comme des échanges avec les plateformes logistiques par exemple, tous répondent à des protocoles de traitements et des procédures strictes.
Les atouts sont majeurs pour la gestion de l’entreprise. Un échange de documents via un protocole numérique amène une rigueur du traitement, une fiabilité de l’information et un gain de productivité administrative facile à comprendre. De plus, permettre de réduire la production et la manipulation de documents papier ne gâche rien. Mais avant tout, avoir la capacité de relier à une procédure de gestion informatique le document en amont ou en aval de celle-ci, permet une traçabilité de bout en bout de chacune des informations le constituant.
Certains traitements seront jugés indispensables selon les activités et le volume à traiter. Par exemple, un grand nombre de fournisseurs et donc de factures incitera à numériser la chaine fournisseur en entrée. Numérisation, enregistrement, validation pour paiement et imputation ; d’un bout à l’autre de la chaine, l’automatisation et la rigueur du traitement sera un facteur de sécurité et de fiabilité des données. Autre exemple, les fournisseurs de la grande distribution sont contraints d’utiliser les plateformes d’échanges des documents commerciaux en s’appuyant sur des protocoles particuliers. Enfin, depuis maintenant longtemps, l’administration douanière permet, et imposera définitivement bientôt, de faire toutes les déclarations par des moyens numériques.
Toutes ces procédures obligent à pouvoir établir un dialogue entre des documents ou des fichiers aux formats diverses et variés, et le système de gestion de l’entreprise. Souvent complexes et rarement très standardisées, ces procédures d’échange obligent à une analyse fine, des paramétrages méthodiques et de multiples tests pour mettre en place une procédure qui sera fiable dans le temps.
Acteur exclusif du secteur Vins, Alcools et Spiritueux, Primus Soft propose avec son offre dédiée, Primus Wine, un ERP qui communique avec les différentes solutions de dématérialisation et d’EDI utilisées dans la filière.
